• Hỗ trợ sắp xếp, phân loại hồ sơ cứng theo dự án/phòng ban/nhóm hồ sơ
• Thực hiện scan hồ sơ theo danh mục được phân công
• Đặt tên file và lưu trữ hồ sơ mềm theo cấu trúc hướng dẫn
• Hỗ trợ trích lục hồ sơ theo yêu cầu (dưới sự giám sát của nhân sự TTLT)
• Hỗ trợ kiểm tra tính đồng bộ giữa hồ sơ cứng và hồ sơ mềm
• Báo cáo tiến độ công việc hàng ngày cho quản lý trực tiếp
• Tuân thủ nội quy, quy trình TTLT và yêu cầu bảo mật dữ liệu

Yêu cầu về trình độ

Trình độ học vấn

• Sinh viên Cao đẳng/Đại học (hoặc mới tốt nghiệp).

Trình độ ngoại ngữ

• Không bắt buộc.

Trình độ tin học

• Biết sử dụng tin học văn phòng cơ bản.

Các chứng chỉ, bằng cấp khác phải có

• Không yêu cầu.

Yêu cầu về năng lực

Kiến thức

• Hiểu biết cơ bản về lưu trữ hồ sơ, dữ liệu (không bắt buộc chuyên sâu).
• Nhận thức về bảo mật thông tin nội bộ.

Kỹ năng chuyên môn

• Cẩn thận, tỉ mỉ trong scan và xử lý file.
• Biết sắp xếp công việc, tuân thủ hướng dẫn.
• Có thể thao tác với máy scan, máy tính và lưu trữ file.

Kỹ năng quản lý (chỉ dành cho cấp quản lý)

• Không yêu cầu (vị trí nhân viên).

Hành vi/Thái độ

• Trung thực, có trách nhiệm.
• Chủ động học hỏi, hợp tác tốt.
• Có thể làm việc trong môi trường có khối lượng công việc theo tiến độ.

Sáng tạo trong công việc

• Đề xuất cách đặt tên file, phân loại thư mục và thao tác scan giúp tăng tốc độ số hóa, giảm trùng lặp và hạn chế sai sót.
• Chủ động cải tiến quy trình thao tác (checklist, mẫu báo cáo ngày) để theo dõi tiến độ rõ ràng và dễ kiểm soát.