ADMIN

TẬP ĐOÀN HÀNG ĐẦU VIỆT NAM TUYỂN CHỌN ỨNG VIÊN CÓ ĐAM MÊ VÀ HOÀI BÃO LỚN, LÀM VIỆC TRONG VĂN PHÒNG CAO CẤP TRUNG TÂM TP. HCM VỚI PHÚC LỢI TUYỆT VỜI VÀ THU NHẬP CAO HƠN MỌI NƠI.

Admin trong Ban Phát triển Dự án Năng lượng Mới là một vị trí hỗ trợ quan trọng, đảm bảo các hoạt động của ban được vận hành hiệu quả và trôi chảy. Admin không chỉ thực hiện các nhiệm vụ hành chính mà còn đóng vai trò hỗ trợ tổ chức, quản lý tài liệu, và điều phối các hoạt động liên quan đến phát triển dự án. Dưới đây là chi tiết về chức năng, nhiệm vụ và vai trò của Admin trong Ban Phát triển Dự án Năng lượng Mới:

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

1. Chức năng chính

• Công tác quản lý nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn quy trình, quy định cho nhân sự trong công ty. Tính lương, thực chế độ phúc lợi theo quy định.
• Hỗ trợ hành chính: Đảm bảo các hoạt động văn phòng, quản lý hồ sơ, và thủ tục hành chính của ban diễn ra thuận lợi.
• Điều phối và quản lý thông tin: Phối hợp thông tin giữa các bộ phận, đối tác và lãnh đạo để hỗ trợ triển khai dự án đúng tiến độ. Lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng liên quan đến dự án, hợp đồng, giấy phép, và các quy trình pháp lý.
• Hỗ trợ triển khai dự án: Đảm bảo các công việc hậu cần, tổ chức sự kiện, và hỗ trợ nhóm dự án trong các công việc liên quan.

2. Nhiệm vụ cụ thể

• Công tác quản lý nhân sự:
  • Hỗ trợ tuyển dụng và đào tạo:
    • Hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc tuyển dụng nhân sự cho các dự án mới.
    • Phối hợp tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ cho đội ngũ nhân viên trong ban.
  • Quản lý hồ sơ nhân sự:
    • Theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến nhân sự của ban, như hợp đồng lao động, bảng chấm công, và các chế độ phúc lợi.
• Quản lý hành chính:
  • Quản lý văn phòng:
    • Chuẩn bị các văn bản hành chính như báo cáo, biên bản cuộc họp, và thông báo nội bộ.
    • Xử lý các yêu cầu mua sắm, đặt hàng thiết bị văn phòng, và các vật tư cần thiết cho ban.
  • Lập kế hoạch và tổ chức:
    • Lên lịch và sắp xếp các cuộc họp, hội thảo hoặc sự kiện liên quan đến dự án.
    • Chuẩn bị phòng họp, tài liệu họp và hỗ trợ hậu cần cho các cuộc họp với đối tác hoặc cơ quan quản lý.
  • Quản lý ngân sách hành chính:
    • Theo dõi các khoản chi phí hành chính, chuẩn bị báo cáo chi tiêu định kỳ.
    • Theo dõi ngày công, việc chi trả lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên đúng hạn.
    • Quản lý các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế TNCN.
    • Hỗ trợ ban quản lý trong việc kiểm soát ngân sách dự án.
  • Lưu trữ và quản lý tài liệu:
    • Lưu trữ và cập nhật các tài liệu liên quan đến dự án, bao gồm hợp đồng, giấy phép, báo cáo tiến độ, và thư từ liên lạc.
    • Đảm bảo hệ thống lưu trữ tài liệu (cả giấy và điện tử) khoa học, dễ dàng truy xuất.
    • Xử lý các thư từ, email và thông tin liên quan đến dự án.
    • Phân phối tài liệu và thông tin đến đúng người hoặc đúng bộ phận.
• Hỗ trợ triển khai dự án:
  • Điều phối công việc nội bộ:
    • Làm cầu nối giữa các thành viên trong ban và các bộ phận khác để đảm bảo sự phối hợp hiệu quả.
    • Theo dõi tiến độ công việc, nhắc nhở và hỗ trợ các thành viên hoàn thành đúng hạn.
    • Theo dõi hoá đơn, chứng từ, đề nghị thanh toán, gửi thư nhắc thanh toán công nợ.
  • Hỗ trợ thủ tục pháp lý:
    • Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần thiết cho các thủ tục pháp lý liên quan đến dự án (xin phép xây dựng, hợp đồng mua bán điện, giấy phép môi trường, v.v.).
    • Hỗ trợ phối hợp với các cơ quan nhà nước trong việc hoàn thiện hồ sơ.
  • Báo cáo tiến độ:
    • Thu thập thông tin từ các thành viên trong ban và chuẩn bị các báo cáo tiến độ định kỳ gửi lãnh đạo.
    • Theo dõi các nhiệm vụ được giao và cập nhật tình trạng công việc.
  • Hỗ trợ đánh giá hiệu quả:
    • Phối hợp trong việc lập các chỉ số đánh giá hiệu quả dự án (KPI).
    • Lưu trữ và phân tích các dữ liệu cần thiết để hỗ trợ ra quyết định.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC

1. Trình độ học vấn và kinh nghiệm

• Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản lý Dự án, Hành chính hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính, quản lý dự án hoặc các vị trí tương tự.
• Có kinh nghiệm làm việc trong các dự án năng lượng hoặc các dự án phát triển bền vững là một lợi thế.

2. Kỹ năng chuyên môn

• Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc xuất sắc.
• Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm tốt.
• Kỹ năng quản lý tài liệu và hồ sơ khoa học, dễ dàng truy xuất.
• Kỹ năng sử dụng các phần mềm văn phòng (Microsoft Office, Google Workspace) thành thạo.
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức sự kiện.

3. Phẩm chất cá nhân

• Cẩn thận, tỉ mỉ và có trách nhiệm cao trong công việc.
• Khả năng làm việc độc lập và chủ động trong công việc.
• Tinh thần học hỏi và sẵn sàng thích nghi với các thay đổi.
• Đạo đức nghề nghiệp cao, tuân thủ các quy định và quy trình của công ty.

4. Yêu cầu khác

• Có khả năng làm việc dưới áp lực và quản lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.
• Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong nhóm và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo tiến độ dự án.
• Có khả năng phân tích và giải quyết vấn đề hiệu quả.
• Sẵn sàng tham gia các khóa đào tạo và nâng cao kỹ năng chuyên môn.